Der Projektumfang legt fest, was ein Projekt liefern soll, welche Arbeiten dafür nötig sind und was ausdrücklich nicht dazugehört.
Was bedeutet Projektumfang?
Der Projektumfang beschreibt, was ein Projekt erreichen soll und welche Arbeiten dafür erledigt werden müssen. Er hält auch fest, was nicht zum Projekt gehört. Dabei geht es sowohl um das geplante Ergebnis als auch um den Weg dorthin. Bei einem neuen Produkt gehören zum Beispiel seine gewünschten Eigenschaften und die nötigen Entwicklungsarbeiten dazu.
Warum ist der Projektumfang wichtig?
Ein klarer Projektumfang sorgt dafür, dass Auftraggeber und Projektteam dasselbe unter dem geplanten Ergebnis verstehen. Sonst können zusätzliche Wünsche nach und nach mehr Arbeit verursachen und das Projekt verteuern oder verzögern. Mit einer klaren Abgrenzung lässt sich prüfen, ob ein neuer Wunsch bereits eingeplant ist oder erst bewertet werden muss. So können alle Beteiligten entscheiden, ob er umgesetzt werden soll und welche Folgen das hat.
Wie wird der Projektumfang festgelegt?
Zu Beginn vereinbaren Auftraggeber und Projektteam, welche Ergebnisse das Projekt liefern soll und welche Arbeiten dazugehören. Sie halten auch fest, was nicht Teil des Projekts ist. Die Vereinbarung wird zum Beispiel in einer Beschreibung des Projektumfangs festgehalten. Danach plant das Team die nötigen Arbeiten genauer. Wenn während des Projekts ein neuer Wunsch hinzukommt, prüft es, ob sich dadurch Aufwand, Termine, Kosten oder Qualität verändern. Erst dann wird entschieden, ob die zusätzliche Arbeit umgesetzt wird.
Beispiel: Ein Büro zieht um
Ein Unternehmen zieht in ein neues Büro. Zum Projektumfang gehören der Transport der Möbel und die Einrichtung der Arbeitsplätze. Während der Planung kommt der Wunsch hinzu, auch neue Besprechungsräume einzurichten. Da diese Arbeit bisher nicht vereinbart war, prüft das Team, wie sie sich auf Aufwand, Kosten und Termine auswirkt. Danach kann das Unternehmen entscheiden, ob die Besprechungsräume Teil des Projekts werden sollen.
