Eine Vorgangsliste hält fest, welche einzelnen Arbeiten in einem Projekt erledigt werden müssen. Sie hilft dabei, die Arbeiten zu planen und ihren Fortschritt zu verfolgen.
Was ist eine Vorgangsliste?
Eine Vorgangsliste enthält die einzelnen Arbeiten, die für ein Projekt nötig sind. Oft wird sie als Tabelle geführt. Neben den Arbeiten kann sie zum Beispiel festhalten, wie lange sie dauern, wer dafür zuständig ist und welche Arbeit zuerst erledigt werden muss. Dazu werden größere Aufgaben in einzelne, planbare Arbeiten aufgeteilt. Eine Vorgangsliste ist damit genauer als eine Übersicht der Arbeitspakete. Konkrete Kalendertermine muss sie noch nicht enthalten.
Warum ist eine Vorgangsliste wichtig?
Mit einer Vorgangsliste kann das Team leichter erkennen, ob wichtige Arbeiten fehlen. Außerdem wird klar, welche Arbeiten erst beginnen können, wenn andere abgeschlossen sind. So lassen sich mögliche Verzögerungen frühzeitig erkennen und bei der Planung berücksichtigen.
Wie erstellt und verwendet man eine Vorgangsliste?
Die Projektleitung erstellt die Liste gemeinsam mit den Personen, die die Arbeiten kennen. Für jede Arbeit wird festgehalten, was zu tun ist. Bei Bedarf kommen Angaben zur Dauer, zur zuständigen Person und dazu, welche Arbeit vorher abgeschlossen sein muss, hinzu. Die Liste dient als Grundlage für die Terminplanung. Im Projekt wird sie angepasst, wenn sich Arbeiten oder ihre Reihenfolge ändern.
Beispiel: Ein neues Büro einrichten
Ein Unternehmen richtet ein Büro neu ein. In der Vorgangsliste stehen unter anderem das Streichen der Wände und das Aufstellen der Möbel. Weil die Möbel erst nach dem Streichen aufgestellt werden sollen, wird diese Reihenfolge in der Liste festgehalten. Dauert das Streichen länger als geplant, sieht das Team, dass sich auch das Aufstellen der Möbel verschieben muss.
