Ein Vorgang ist eine konkrete Arbeit, die in einem Projekt erledigt werden muss. Im Projektplan lässt sich festhalten, wer sie übernimmt und wann sie abgeschlossen sein soll.
Was ist ein Vorgang?
Ein Vorgang ist eine einzelne, klar beschriebene Arbeit innerhalb eines Projekts. Zum Beispiel kann ein Team eine Softwarefunktion entwickeln oder ein Gerät testen. Ein Vorgang ist damit ein konkreter Schritt auf dem Weg zum Projektziel – nicht das Ziel selbst. In Projektplänen und -programmen wird ein Vorgang oft auch „Aufgabe“ genannt.
Warum sind Vorgänge wichtig?
Vorgänge zeigen, welche Arbeiten noch erledigt werden müssen. So kann das Team den Fortschritt besser einschätzen und erkennen, wenn etwas fehlt. Sie machen auch deutlich, welche Arbeiten voneinander abhängen. Wenn eine Arbeit erst nach einer anderen beginnen kann, wirkt sich eine Verzögerung auf den weiteren Ablauf aus.
Wie werden Vorgänge verwendet?
Bei der Planung wird ein größeres Vorhaben in einzelne, überschaubare Arbeiten aufgeteilt. Für jeden Vorgang kann das Team festhalten, wer ihn übernimmt, wie lange er voraussichtlich dauert und bis wann er erledigt sein soll. Muss ein Vorgang warten, bis ein anderer abgeschlossen ist, wird das im Plan berücksichtigt. Im Projektverlauf prüft das Team, ob die Arbeiten im Zeitplan liegen, und passt den Plan bei Bedarf an.
Beispiel: Eine Produktionsanlage bauen
Bevor eine neue Produktionsanlage aufgebaut wird, müssen die Baupläne geprüft und freigegeben sein. Das Team trägt diese Prüfung als eigenen Vorgang in den Projektplan ein und legt fest, wer sie übernimmt. Erst wenn die Pläne freigegeben sind, kann der Aufbau beginnen. Dauert die Prüfung länger als geplant, verschiebt sich möglicherweise auch der Start des Aufbaus.
