Bei der Kontrolle des Projektumfangs wird geprüft, ob die Arbeit noch dem vereinbarten Auftrag entspricht. Neue Wünsche werden erst nach einer Prüfung und Entscheidung übernommen.
Was bedeutet Kontrolle des Projektumfangs?
Bei der Kontrolle des Projektumfangs vergleicht das Team die laufende Arbeit mit dem, was für das Projekt vereinbart wurde. So fällt auf, wenn zusätzliche Aufgaben dazukommen oder geplante Arbeiten fehlen. Neue Wünsche werden zuerst geprüft: Welche Folgen hätten sie, und wer muss darüber entscheiden? Erst danach steht fest, ob sie Teil des Projekts werden. Das ist nicht dasselbe wie die Abnahme: Dabei wird geprüft, ob ein fertiges Ergebnis den vereinbarten Anforderungen entspricht.
Warum ist die Kontrolle des Projektumfangs wichtig?
Ein zusätzlicher Wunsch kann klein wirken, aber mehr Arbeit verursachen, als zunächst erwartet. Eine neue Funktion kann zum Beispiel zusätzliche Entwicklung und Tests erfordern. Wird sie einfach nebenbei übernommen, können andere Arbeiten später fertig werden oder die Kosten steigen. Durch die Umfangskontrolle wird klar entschieden, ob ein Wunsch aufgenommen, zurückgestellt oder abgelehnt wird. Bei einer Zusage prüft das Team auch, ob Termine, Kosten oder die benötigten Mitarbeitenden angepasst werden müssen.
Wie wird der Projektumfang kontrolliert?
Das Team prüft regelmäßig, ob die laufenden Arbeiten und Ergebnisse noch zum vereinbarten Umfang passen. Neue Wünsche und Abweichungen hält es fest und bespricht sie mit der Person oder Gruppe, die darüber entscheiden darf. Bei einem Änderungswunsch schätzt das Team ab, welche zusätzliche Arbeit damit verbunden ist und was sich an der Planung ändern müsste. Wird die Änderung genehmigt, passt das Team die Planung und die zugehörigen Unterlagen an.
Beispiel: Modernisierung einer Produktionsanlage
Bei der Modernisierung einer Produktionsanlage soll die Steuerung erneuert werden. Außerdem sollen Mitarbeitende wichtige Betriebsdaten an der Anlage sehen können. Während der Arbeit bittet der Betreiber darum, die Anlage zusätzlich über ein Tablet bedienen zu können. Das Team prüft, ob diese Möglichkeit schon vereinbart wurde. Da dafür zusätzliche Software und Tests nötig wären, bewertet es den Wunsch als Änderung. Wird er genehmigt, plant das Team die zusätzliche Arbeit ein. Wird er abgelehnt, bleibt die Bedienung per Tablet außerhalb des Projekts.
