Bei der Festlegung des Projektumfangs wird beschrieben, was ein Projekt liefern soll und welche Arbeiten dazugehören. Auch was nicht Teil des Projekts ist, wird festgehalten.
Was bedeutet die Festlegung des Projektumfangs?
Der Projektumfang beschreibt, welches Ergebnis ein Projekt liefern soll und welche Arbeiten dafür nötig sind. Er hält auch fest, was nicht zum Projekt gehört. So ist klar, worauf sich das Team und die Beteiligten geeinigt haben. Der Umfang wird häufig in einem eigenen Dokument festgehalten.
Warum ist die Festlegung des Projektumfangs wichtig?
Ohne eine klare Abgrenzung können Beteiligte unterschiedliche Erwartungen an das Projektergebnis haben. Außerdem können zusätzliche Wünsche dazukommen, für die weder Zeit noch Budget eingeplant sind. Ein festgelegter Umfang hilft dabei, solche Wünsche zu bewerten: Gehören sie bereits zum Projekt oder muss eine Änderung vereinbart werden?
Wie wird der Projektumfang festgelegt?
Die Projektleitung klärt mit dem Auftraggeber und den wichtigsten Beteiligten, welches Ergebnis gebraucht wird und welche Arbeiten dafür anfallen. Sie halten auch fest, was ausdrücklich nicht zum Projekt gehört. Anschließend wird der Umfang dokumentiert und von den zuständigen Beteiligten bestätigt. Das Team kann die Arbeiten dann genauer planen. Neue Wünsche werden mit der Vereinbarung verglichen. Falls sie nicht zum Umfang gehören, wird entschieden, ob das Projekt geändert wird.
Beispiel aus dem Anlagenbau
Ein Unternehmen möchte seine Produktionslinie erweitern. Zum Projekt gehören neue Fördertechnik, die nötigen Anpassungen an der Steuerung sowie Montage und Tests. Der Austausch der vorhandenen Verpackungsmaschine und spätere Wartungsarbeiten sind nicht Teil des Projekts. Während der Arbeiten bittet der Kunde darum, die Verpackungsmaschine doch auszutauschen. Da dieser Wunsch nicht zum vereinbarten Umfang gehört, muss das Team prüfen, ob das Projekt dafür geändert wird und welche Auswirkungen das auf Zeit und Budget hat.
