Ein Projektauftrag gibt ein Projekt offiziell frei. Er hält fest, warum es gestartet wird, was es erreichen soll und wer die Verantwortung trägt.
Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag ist ein Dokument, das den offiziellen Start eines Projekts bestätigt. Darin steht, warum das Projekt durchgeführt wird, welches Ziel es hat und wer dafür verantwortlich ist. Der Auftrag beschreibt auch grob, was zum Projekt gehört und was nicht. Die genaue Planung von Aufgaben, Terminen und Kosten folgt später. Auf Englisch heißt der Projektauftrag „Project Charter“.
Warum ist ein Projektauftrag wichtig?
Ein Projektauftrag macht klar, ob aus einer Idee ein beschlossenes Projekt geworden ist. Beteiligte wissen dadurch, welches Ziel verfolgt wird und wer das Projekt leitet. Wenn später neue Wünsche oder Fragen auftauchen, können sich alle am Auftrag orientieren. So lässt sich prüfen, ob etwas noch zum vereinbarten Projekt gehört.
Wie wird ein Projektauftrag verwendet?
Die Person oder Organisation, die das Projekt beauftragt, stößt den Projektauftrag an und gibt ihn frei. Die Projektleitung kann beim Entwurf mitarbeiten. Im Auftrag stehen meist der Anlass, das Ziel, wichtige Ergebnisse, Grenzen und ein grober Zeitrahmen. Auch Auftraggeber und Projektleitung werden genannt. Nach der Freigabe nutzt das Team den Auftrag als Grundlage für die genauere Planung. Er kann ein eigenes Dokument sein oder zum Beispiel eine bestätigte E-Mail.
Beispiel: Eine neue Produktionsanlage
Ein Unternehmen braucht eine neue Produktionsanlage, weil die bestehende Anlage nicht genug für die geplante Nachfrage herstellen kann. Noch ist aber nicht entschieden, ob das Vorhaben offiziell starten soll. Der Projektauftrag hält das Ziel, den groben Umfang und die verantwortlichen Personen fest. Nach der Freigabe kann die Projektleitung die Planung beginnen und die zuständigen Fachbereiche einbeziehen. Das Team legt anschließend genauer fest, welche Aufgaben anstehen und wie viel Zeit und Geld sie voraussichtlich kosten.
