Projektplanung legt fest, was ein Projekt erreichen soll und welche Schritte dafür nötig sind. Sie macht sichtbar, wer welche Aufgaben übernimmt, wie viel Zeit und Geld gebraucht werden und was den Ablauf beeinflussen könnte.
Was bedeutet Projektplanung?
Projektplanung bedeutet, vorab festzulegen, was ein Projekt erreichen soll und wie das Team dabei vorgeht. Dafür werden die nötigen Aufgaben, ihre Reihenfolge und die Zuständigkeiten geklärt. Auch Zeit, Kosten und benötigte Mittel werden eingeplant. Die Planung wird meist in einem Projektplan festgehalten. Sie umfasst mehr als einen Terminplan: Dieser zeigt vor allem, wann etwas passiert. Die Projektplanung hält zusätzlich fest, was getan werden muss und wer dafür zuständig ist.
Warum ist Projektplanung wichtig?
Mit einer Planung kann das Team früh erkennen, wenn Aufgaben voneinander abhängen, wichtige Informationen fehlen oder ein Termin kaum zu schaffen ist. So lassen sich Probleme ansprechen, bevor sie den weiteren Ablauf verzögern. Das Team kann dann zum Beispiel Aufgaben anders verteilen, mehr Zeit einplanen oder den Umfang des Projekts anpassen. Eine Planung verhindert nicht jedes Problem, hilft aber dabei, rechtzeitig darauf zu reagieren.
Wie wird Projektplanung genutzt?
Zu Beginn klären Projektleitung, Team und wichtige Beteiligte, welches Ergebnis erwartet wird. Danach teilen sie die Arbeit in Aufgaben auf und vereinbaren, wer sie übernimmt und bis wann sie erledigt sein sollen. Sie schätzen außerdem, wie viel Zeit und Geld sowie welche Mittel dafür nötig sind. Während der Arbeit vergleicht das Team den tatsächlichen Verlauf mit dem Plan. Wenn sich Anforderungen oder Rahmenbedingungen ändern, passt es die Planung an. So bleibt der Plan eine praktische Orientierung für das Team.
Beispiel für Projektplanung
Ein Unternehmen möchte eine neue Website erstellen. Bei der Planung legt das Team fest, welche Seiten gebraucht werden und wer die Texte und das Design vorbereitet. Dabei wird klar, dass die Texte erst geschrieben werden können, wenn die zuständigen Abteilungen die nötigen Informationen liefern. Das Team vereinbart dafür früh einen Termin. So können die Texte rechtzeitig fertiggestellt werden und die Arbeit an der Website gerät nicht ins Stocken.
