Eine Projektdokumentation hält wichtige Vereinbarungen, Entscheidungen und Änderungen in einem Projekt fest.
Was ist eine Projektdokumentation?
Eine Projektdokumentation ist eine Sammlung von Unterlagen, die während eines Projekts entsteht. Sie hält zum Beispiel fest, was vereinbart wurde, welche Entscheidungen das Team getroffen hat und wie sich das Projekt entwickelt. Dazu können etwa der Projektauftrag, ein Zeitplan, Besprechungsnotizen und Berichte zum aktuellen Stand gehören. Die Dokumentation kann digital oder auf Papier geführt werden. Sie beschreibt das Projekt, ist aber nicht dasselbe wie das Projektergebnis, zum Beispiel eine Software oder ein Gebäude.
Warum ist eine Projektdokumentation wichtig?
Eine gute Dokumentation hilft dabei, den Überblick zu behalten. Wenn sich ein Termin verschiebt oder eine Anforderung geändert wird, lässt sich später nachvollziehen, was vereinbart und entschieden wurde. Sie erleichtert auch die Übergabe des Projekts und hilft dem Team, Erfahrungen für künftige Projekte festzuhalten.
Wie wird eine Projektdokumentation geführt?
Zu Beginn vereinbart das Team, welche Informationen festgehalten werden und wo die Unterlagen abgelegt werden. Während des Projekts ergänzt es wichtige Änderungen, Entscheidungen und Ergebnisse. Die Unterlagen sollten einen klaren Zweck haben und leicht auffindbar sein. Bei freigegebenen Dokumenten hilft eine Versionsangabe dabei zu erkennen, welche Fassung aktuell ist.
Beispiel: Eine Produktionsanlage wird geändert
Ein Unternehmen lässt eine neue Produktionsanlage planen. Während der Arbeit ändert es eine Anforderung. Das Projektteam hält fest, was geändert werden soll und welche Folgen das für den Zeitplan hat. So können alle später nachsehen, warum sich ein Termin verschoben hat und welche Änderung vereinbart wurde.
